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Digitalizar una empresa permite trabajar de forma más ágil, acceder a la información desde cualquier lugar y mejorar numerosos procesos. Pero que una actividad sea digital no significa que no tenga impacto ambiental.
Correos electrónicos, archivos almacenados en la nube, dispositivos electrónicos, videollamadas o el consumo energético de los equipos forman parte del día a día de cualquier empresa y requieren recursos para funcionar. Por eso, además de avanzar en la transformación digital, las pymes pueden empezar a incorporar criterios de sostenibilidad digital en su actividad.
La buena noticia es que reducir esta huella no requiere necesariamente grandes inversiones. Muchas de las medidas pasan por utilizar mejor los recursos digitales que ya tenemos.
¿Qué es la huella digital de una empresa?
La huella digital hace referencia al impacto ambiental asociado al uso de tecnologías y servicios digitales de una organización.
Aunque muchas de estas actividades parecen intangibles, detrás de cada correo, archivo almacenado o videollamada existe una infraestructura física: dispositivos, redes, servidores y centros de datos que necesitan energía y recursos para funcionar.
Por eso, la sostenibilidad digital no consiste en dejar de utilizar la tecnología, sino en hacer un uso más eficiente y responsable de ella.
Para una pyme, algunos de los principales focos de atención son:
- Almacenamiento digital: archivos duplicados, documentos antiguos o información que ya no resulta necesaria.
- Correo electrónico: mensajes innecesarios, archivos adjuntos pesados o grandes volúmenes de información almacenada.
- Equipos y dispositivos: ordenadores, monitores, impresoras y otros dispositivos que consumen recursos durante su fabricación y utilización.
- Consumo energético: electricidad necesaria para mantener los equipos y sistemas digitales en funcionamiento.
¿Por qué debería importarle a una pyme?
Reducir la huella digital no es únicamente una cuestión ambiental. También puede contribuir a una gestión más eficiente de la empresa.
Una mejor organización de los archivos facilita encontrar la información; reducir el volumen de datos almacenados evita acumular contenido innecesario; mantener los equipos durante más tiempo puede retrasar inversiones en nuevos dispositivos; y optimizar el consumo energético ayuda a controlar los costes.
En definitiva, digitalizar mejor también puede significar gestionar mejor.
Además, alargar la vida útil de los dispositivos es especialmente relevante por el impacto asociado a su fabricación y a la extracción de las materias primas necesarias para producirlos.
5 acciones para reducir la huella digital de tu empresa
1. Haz limpieza del almacenamiento digital
No todo lo que se guarda sigue siendo necesario.
Archivos duplicados, versiones antiguas de presentaciones, fotografías repetidas o descargas que ya no se utilizan pueden acabar ocupando espacio durante años.
Una medida sencilla es establecer una limpieza digital periódica. Por ejemplo, dedicar 30 minutos al mes a revisar carpetas y eliminar aquello que ya no aporta valor. Esta es precisamente una de las recomendaciones incluidas en la guía de Cámara de Madrid.
2. Reduce los correos innecesarios
Antes de enviar un correo, conviene preguntarse si realmente es necesario y quién necesita recibirlo.
También es recomendable evitar archivos adjuntos demasiado pesados cuando pueda compartirse un enlace al documento. Además de reducir el volumen de datos transferidos, se facilita que los equipos trabajen siempre sobre una única versión del archivo.
El impacto de un correo depende, entre otros factores, de elementos como su contenido, los archivos adjuntos y su almacenamiento.
3. Alarga la vida útil de tus dispositivos
Antes de comprar un equipo nuevo, comprueba si realmente necesitas sustituirlo.
En algunos casos puede ser suficiente con reparar un componente, cambiar la batería, actualizar el software o reutilizar el dispositivo en otro puesto.
Cuando un equipo llega definitivamente al final de su vida útil, debe gestionarse correctamente como residuo electrónico.
4. Reduce el consumo energético
Pequeños hábitos pueden ayudar a evitar consumos innecesarios:
- Activar el modo de ahorro de energía.
- Configurar el apagado automático de las pantallas.
- Apagar ordenadores y periféricos al finalizar la jornada.
- Evitar mantener equipos en espera durante horas.
- Utilizar las impresoras únicamente cuando sea necesario.
No se trata de realizar grandes cambios, sino de evitar consumos que no aportan valor.
5. Organiza mejor la nube
Una nube desordenada puede convertirse rápidamente en un almacén de documentos duplicados y versiones que nadie sabe si siguen siendo necesarias.
Crear una estructura sencilla de carpetas, establecer criterios para nombrar los archivos y revisar periódicamente la información almacenada facilita tanto la gestión como la limpieza posterior.
Una buena práctica es definir quién puede crear, modificar o eliminar documentación y establecer criterios claros de archivo.
¿Quieres saber por dónde empezar?
Para ayudar a las empresas a identificar estas oportunidades, desde Cámara de Comercio de Madrid hemos elaborado la guía “Reduce la huella digital de tu empresa”, con acciones sencillas y de bajo coste para mejorar la gestión de los recursos digitales y reducir su impacto ambiental.
Descarga la infografía y comprueba qué medidas puedes aplicar desde hoy en tu empresa.